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提高老外邮件回复率的技巧竟然是这样的!

文章出处:索镁信息   发布时间:2018-08-02    点击数:72

网上关于如何写好开发信,客户邮件的例句或者模版有很多,但几乎所有的“建议”都没有足够的数据支撑,有时候还有一些矛盾点存在。

因此,Boomerang公司对4000万封电子邮件做了一个调查研究,想要找出能促使收件人回复邮件的重要因素。数据结果非常有趣,他们决定分享出来。

1. Write like a 3rd grader 像三年级学生一样写作

高难度的回复率

最令我们惊讶的是,电子邮件的阅读难度会对回复率产生巨大的影响

Boomerang公司表示其中,处于三年级水准的电子邮件是最佳的。它比具有大学水准的邮件发出率高36%,回复率高17%。这对于很多标榜自己是“学霸”的人来说,无疑是当头棒喝。当然,此处我们绝对没有谴责当前英语教育的意思,只是在实际的工作沟通过程中,发送邮件时,尝试简化自己的词汇,语句,会收到意想不到的好效果。

当然,文章的中心内容是非常重要的。比如,如果你是要给客户介绍产品明细,那么你确实得把产品的每一个功能和结构特点做出详尽的描述。但假如你是想要询问客户某个问题或者告知对方你已经确定某事的话,请不要使用太多复杂的单词。大概在三年级的英语写作水平就可以了。

有人问,阅读难度怎么评判?通常是你写出的句子包含的单词数以及每个单词组成的字母个数。总之,就是尽量使用简单的单子和句子来表达自己的中心思想。这样收到邮件的人不会感觉很累。

2. Write with emotion 使用“情感性”词汇

情绪反应率

影响邮件的回复率的另一个重要因素就是单词的“情感性”。

比如表示积极含义的 great / wonderful / delighted / pleased,或者是表达消极含义的 bad / hate / furious / terrible 这些单词。我们发现使用带有感情色彩词汇的邮件比不带感情的邮件回复率高10%-15%。

对于销售工作人员而言,在邮件中有一些“溢美之词”往往可以将邮件的回复率提高15%,但如果过多的使用,则会让客户感觉反感。其实很好理解,假设一个素未谋面的人给你写的第一封邮件就充满了“讨好”,你会不会觉得他“不怀好意”。

曾经有一个情绪分析器给人类做出一个“情绪评分”。范围从-1到1,而0则是保持中立,不夸不损的态度。通过以下几句话来感受一下:

Hey, I was thinking about you earlier. Do you want to get pizza?

嘿,我之前还想到你的,你想来点披萨吗?

解析:这是0,如果带有一点点积极性会提高回复率。

Hey, I’d definitely like to get together next week. Do you want to get pizza?

嘿,我真的很像下周跟你一起玩,你要不要来点披萨?

解析:0.35的积极情绪。这个程度就很适合发邮件的时候使用。

Hey, it would be really great to see you and catch up. Do you want to get pizza?

嘿,能够碰到你真的是太开心了!你要来点披萨吗?

解析:0.55的积极情绪。这种程度比上一句过了一点,但比平平无奇的好。

Hey! It would be absolutely wonderful to see you! Do you want to get pizza? I’m so excited!

嘿,见到你简直太棒了!你想要来点披萨吗?我真的太兴奋了!

解析:超过0.9的积极情绪。这就有点太夸张了,我们通常不会建议。

同样的,极端负面的邮件自然也不会有高的回复率。但是适度负面的邮件,同样比平平无奇的回复率高出13%。

目前市面上关于电子邮件情绪测试的工具很少,也很复杂。大多数文字处理器可以测试文章的水准,但情绪很难。因为它得通过技术在后台抓去数据,有点类似电影的影评,通过抓去评论中的“情绪词语”的比例,来做出判断给出评分。

但邮件沟通跟电影不一样,它的信息太多,参与的人员数以亿计,因此很难给出一个确切的数据。因此我们在写邮件跟对方沟通的时候,对于情绪词语的把控还需要自己来判断。

3. Write short (not too short) emails 写短(不是太短)的邮件

电子邮件长度的回复率

电子邮件的最佳长度在50-125个单词之间,所有这些长度的回复率均高于50%。

经调查表明,邮件的回复率从125字的50%逐渐减少到500字的44%。之后会缓慢降低,而当你的邮件达到2000字左右,回复率会急剧下降。

因此,最好将邮件控制在125字以内。但如果需要说明或沟通的细节多,也不必担心。将你想要表达的描述完整,但不要添加无关紧要的内容,而字数最好不要超过2000。在那之后回复率会降低到32%以下。当然,如果你想要发送一本长篇小说的话,也请你放在附件发送(这只是个玩笑)。

另一方面,50字以下的电子邮件的回复率降低的幅度更大

数据显示,一封25字的电子邮件和2000字的一样,只有44%的机会会得到回复。除非你是竞选总统,否则发送太短的电子邮件意味着将丢失约30%的回复。但最不可取的就是只有主题没有正文的邮件,回复率只有11%。(其实我很惊讶这样的邮件居然还有回复)

目前,大多数文字处理器都能显示文本字数。请尽量控制在50-125字之间,这样给收件人的观感是最舒服的。

4. Use short (very short) subject lines 使用短(非常短)的主题行

主题长度回复率

通过电子邮件营销的资深人士都知道,邮件主题的描述是高回复率的关键步骤。同样,主题的字数也会影响邮件的打开率和回复率

但调查结果显示的长度比我们预期的要短。仅有3-4个单词的主题(不包括Re:和Fwd:)收到的回复率竟然是最高的。

而随着字数的增加,邮件的打开和回复率在缓慢下降。因此,如果是需要表述清晰而加词,那么没事。不然还是得尽量简洁!

以下是我们调查的一个图表,显示回复率高的主题单词和回复率低的主题单词。

注意要避免的单词

从图表来看:

回复率高的单词包含:apply / oppprtunity / demo / connect / payments / conferences / cancellation。

回复率低的单词包含:confirm / join / assistance / speaker/ press / social / invite。

5. Write questions and subjectivity emails 邮件包含“疑问”或“主观性”

QUESTIONS

包含问题回复率

图表显示,邮件中包含的“疑问”也会影响回复率

我们发现包含1-3个问题的邮件回复率比毫无疑问的邮件回复率高50%。但也不能全部都是问题。包含3个问题的回复率比8个问题的高出20%。

SUBJECTIVITY

主观性回复率

如果你发邮件的风格只是“陈述事实”,那么你应该考虑在你的信息中加入更多的建议或者主观性。

邮件的主观表达越多,回复率越高。数据显示,带有主观性的回复率高达50%,比客观描述的回复率高8%。但这边要注意的是你的主观表述是否是积极的,是否是对业务推进有利的。

6. Right time to send 在对的时间发送

研究表明,经常使用邮件沟通的人每天会收到147封邮件,花费2.5小时处理。

而在147封邮件中,有71封会被删除,而这只需花5分钟。

在剩余的邮件中,只有12封是会被认为跟工作有关并且是必要回复的。通常人们会花大约90分钟来处理它们。

因此选择对的时间发送邮件至关重要。

数据表明,一大早或者午餐前发送邮件的回复率高于上午或者下午发送。最好设置在上午6.am.,但此处要注意的是,各国的时间不同,因此需要具体时间具体对待。

调查结果还显示,大多数人认为对方阅读邮件的时间集中在上午的9.am.而结果显示竟然是5.am.和6.am.,这很令人惊讶。但这是大数据显示,如果你的客户来自不同国家,那么不妨询问对方相关时间。

邮件对于外贸人的工作非常重要,希望以上数据分析对您的邮件发送有所帮助。